Masz przed sobą pilny raport, a kilka biurek dalej trwa rozmowa, której nie da się „wyłączyć” jak powiadomień. Open space może ułatwiać szybkie konsultacje, ale jego użyteczność zależy od tego, czy poza wspólną przestrzenią da się znaleźć miejsce do skupienia.
Dobre biuro otwarte daje wybór między rozmową a skupieniem
- Układ strefowy ogranicza sytuację, w której każda rozmowa rozchodzi się po całym biurze.
- Panele akustyczne pomagają, ale nie zastąpią wydzielonego miejsca do poufnej rozmowy.
- Biurka i krzesła trzeba dobrać do pracy przy komputerze, a nie tylko do planu piętra.
- Cicha strefa powinna mieć jasne zasady korzystania, inaczej szybko zamieni się w kolejne miejsce spotkań.
Jedna hala nie wystarczy, gdy zadania wymagają różnych warunków
W otwartej przestrzeni łatwo porozmawiać z osobą z zespołu, lecz ta sama bliskość oznacza, że głosy, telefony i krótkie pytania nakładają się na siebie. Najlepszy układ nie polega więc na ustawieniu wszystkich biurek w równych rzędach, tylko na rozdzieleniu aktywności, które sobie przeszkadzają.
Przegląd badań opublikowany w „A Comparison of Psychological and Work Outcomes in Open-Plan and Cellular Office Designs” wskazuje, że w analizowanych pracach otwarte biura częściej wypadały gorzej od zamkniętych pod względem hałasu, prywatności i rozproszeń. Nie oznacza to, że każda wspólna przestrzeń musi źle działać. Pokazuje raczej, że sama oszczędność ścian nie rozwiązuje problemu organizacji pracy.
Uważam, że w open space powinien istnieć wybór miejsca zależny od zadania. Do krótkiej konsultacji przydaje się wspólny stół, do pracy wymagającej skupienia przyda się cicha strefa, a do rozmowy z klientem zamykany pokój lub budka telefoniczna.
Układ strefowy lepiej znosi hałas niż jedna wspólna sala
Jeśli wszystkie zespoły pracują obok siebie, nawet niewielka rozmowa może stać się tłem dla całego pomieszczenia. W badaniu terenowym w firmie technologicznej porównano kilka wariantów aranżacji. Układ zespołowy i strefowy oceniono korzystniej pod względem satysfakcji, przepływu pracy i deklarowanej produktywności niż jednolitą przestrzeń typu open plan.
Wynik nie jest gotowym projektem dla każdego biura, bo badanie dotyczyło konkretnej firmy i jej zadań. Daje jednak użyteczną wskazówkę: grupuj stanowiska według współpracy, a między nimi twórz miejsca o innym przeznaczeniu, zamiast rozpraszać wszystkich po całej sali. Takie rozdzielenie opisuje badanie „The work environment pilot”.
Praktyczny układ może obejmować biurka zespołów, cichą strefę, małe pokoje do rozmów i wspólny punkt spotkań. Drukarkę, ekspres i miejsce odbioru przesyłek ustaw poza obszarem wymagającym koncentracji, bo częste podejścia do urządzeń generują ruch oraz krótkie rozmowy.
Hałas i brak prywatności podpowiadają, co zmienić w wyposażeniu
Przy wyborze mebli łatwo skupić się na kolorze i liczbie stanowisk. Tymczasem w otwartym biurze pytanie brzmi: co słyszy i widzi osoba przy każdym biurku? W badaniu ankietowym obejmującym 1078 pracowników hałas mowy wiązał się z większą uciążliwością, spadkiem deklarowanej wydajności oraz gorszym samopoczuciem, szczególnie w biurach open space.
To argument za połączeniem kilku rozwiązań, a nie za zakupem jednego „cudownego” panelu. Panele akustyczne na biurkach ograniczają bezpośrednie rozchodzenie się dźwięku, wykładzina i materiały pochłaniające na ścianach lub suficie zmniejszają odbicia, a budki akustyczne przydają się do rozmów. Ustalenia pochodzą z badania opublikowanego w International Journal of Environmental Research and Public Health.
| Sytuacja | Prawdopodobna przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Trudno skupić się na tekście, choć rozmowy nie są głośne | Zrozumiała mowa dociera z sąsiednich biurek | Przenieś stanowisko dalej od ciągów komunikacyjnych i dodaj osłony akustyczne |
| Telefony i spotkania przeszkadzają całemu zespołowi | Brakuje osobnego miejsca do rozmów | Wyznacz pokoje lub budki i ustal, że rozmów nie prowadzi się przy biurkach |
| Hałas wraca mimo paneli na biurkach | Dźwięk odbija się od twardego sufitu, podłogi lub ścian | Sprawdź akustykę całego pomieszczenia i rozważ materiały pochłaniające |
| Przy stanowiskach stale ktoś przechodzi | Urządzenia wspólne lub kuchnia leżą w strefie pracy | Przenieś je w miejsce, które nie przecina dróg dojścia do biurek |
Ergonomia stanowiska zaczyna się od biurka, krzesła i światła
Wspólna sala nie zwalnia z dopasowania wyposażenia do pracy przy komputerze. Biurko powinno zapewniać miejsce na monitor, klawiaturę i dokumenty, a krzesło umożliwiać regulację wysokości oraz podparcia. Jeśli stanowisko ma służyć różnym osobom, regulowane meble są rozsądniejszym wyborem niż jeden stały układ dopasowany do wzrostu jednej osoby.
Ustaw monitory tak, by światło z okien nie odbijało się w ekranach, a lampy nie świeciły bezpośrednio w oczy. W otwartej sali dobrze sprawdza się oświetlenie ogólne uzupełnione lampką przy stanowisku, gdy konkretne zadanie wymaga lepszego doświetlenia dokumentów. Wymagania dotyczące bezpiecznych pomieszczeń pracy, w tym światła i warunków środowiskowych, opisuje Państwowa Inspekcja Pracy.
Nie pomijaj przechowywania. Szafki osobiste, zamykane kontenery i miejsce na rzeczy zespołu ograniczają bałagan na blatach; przy biurkach współdzielonych przydaje się też prosty system odkładania dokumentów, żeby poufne materiały nie zostawały na widoku.
Najpierw sprawdź, co przeszkadza, potem kupuj wyposażenie
Zakup kolejnych ekranów akustycznych może nie pomóc, jeśli głównym problemem jest ruch przy drukarce albo brak miejsca na rozmowę. Przed zmianą aranżacji zbierz krótkie obserwacje: gdzie najczęściej odbywają się rozmowy, w których miejscach trudno się skupić i które stanowiska sąsiadują z przejściem.
Wybór da się oprzeć na prostych warunkach. Jeśli zadania wymagają częstych konsultacji, zaplanuj wspólne stoły i miejsca spotkań. Jeśli zespół regularnie pracuje nad dokumentami lub prowadzi rozmowy poufne, priorytetem będą ciche stanowiska i zamykane pomieszczenie. Gdy problem dotyczy głównie odbić dźwięku, zacznij od akustyki ścian, sufitu i podłogi, a nie od kolejnych zasad „ciszy”.
Prawdę mówiąc, dobrze urządzone biuro otwarte nie musi być idealnie ciche. Powinno za to pozwalać przejść od rozmowy do skupienia bez walki z całym pomieszczeniem. Wtedy biurko, osłona i dodatkowy pokój tworzą jeden system, zamiast być przypadkowym zestawem mebli.
