W piątek przed końcem pracy ktoś prosi o kopię umowy, a dokument leży w teczce opisanej nieczytelnym skrótem. Akta pracownicze prowadzi się osobno dla każdej osoby i można je przechowywać na papierze albo elektronicznie, ale porządek części i okres archiwizacji zależą od rodzaju dokumentu oraz daty zatrudnienia. Najwięcej pomyłek powstaje przy dokładaniu dokumentów do niewłaściwej części, bo wtedy nawet kompletna teczka utrudnia szybką odpowiedź.
Dobrze ułożona teczka skraca szukanie i ułatwia kontrolę dokumentów
- Pięć części akt obejmuje dokumenty od rekrutacji po informacje o kontrolach trzeźwości.
- Każdy pracownik ma własne akta, a dokumenty układa się chronologicznie, numeruje i ujmuje w wykazie.
- Dziesięcioletni okres przechowywania liczy się co do zasady od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy, lecz nie dotyczy wszystkich starszych akt.
- Dokumentacja może być papierowa lub elektroniczna, ale zmiana postaci wymaga zachowania formalnych zasad.
Pięć części akt pomaga od razu znaleźć właściwy dokument
Gdy w segregatorze mieszają się dokumenty rekrutacyjne, umowy i wnioski urlopowe, problemem nie jest brak teczki, lecz jej układ. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej akta osobowe dzieli się na części od A do E, a dokumenty w każdej z nich porządkuje chronologicznie, numeruje i wykazuje w spisie.
| Część | Co się w niej znajduje | Przykład |
|---|---|---|
| A | Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie | Dokumenty i oświadczenia z rekrutacji |
| B | Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia | Umowa o pracę, potwierdzenie zapoznania z regulaminem |
| C | Dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia | Wypowiedzenie lub dokument związany z rozwiązaniem umowy |
| D | Dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową | Dokumentacja dotycząca kary porządkowej |
| E | Dokumenty związane z kontrolą trzeźwości lub na obecność środków działających podobnie do alkoholu | Informacja o kontroli, jeżeli przepisy pozwalają ją przechowywać |
Część E nie jest obowiązkowym zestawem dokumentów dla każdego pracownika. Pojawia się wtedy, gdy wystąpią okoliczności uzasadniające przechowywanie takich informacji; dokumenty dotyczące poszczególnych kontroli trafiają do wydzielonych podczęści, na przykład E1 i kolejnych. Uważam, że w codziennej pracy najwięcej daje konsekwentne opisanie dokumentu w wykazie, bo sama litera na przekładce nie wskaże, czego szukać.
Chronologia i numeracja ograniczają pomyłki przy odkładaniu
Dokumenty w aktach papierowych powinny być przechowywane w porządku chronologicznym, ponumerowane i ujęte w wykazie. W praktyce oznacza to, że nowego dokumentu nie dokłada się „na oko” do pierwszej wolnej przegródki: najpierw trzeba ustalić jego temat, a potem przypisać go do właściwej części.
Jeśli w części A, B lub C powstaje kilka zestawów tematycznych, można wydzielić podczęści, takie jak B1 czy C1. Taki układ pomaga przy licznych dokumentach, ale wymaga osobnej chronologii, numeracji i wykazu dla każdej podczęści. Rozbudowana struktura jest pomocna tylko wtedy, gdy wszyscy odkładają dokumenty według tych samych reguł.
- Oznacz teczkę tak, by można było przypisać ją do konkretnego pracownika, bez eksponowania zbędnych danych.
- Przy każdym dokumencie sprawdź, z jakiego etapu zatrudnienia lub jakiej sprawy wynika.
- Po dołączeniu dokumentu zaktualizuj numerację i wykaz, zamiast odkładać tę czynność na później.
Przy papierowych aktach pracodawca przechowuje odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez pracownika, poświadczone za zgodność z przedłożonym dokumentem. Teczka nie powinna więc zamieniać się w przypadkowy zbiór oryginałów i wydruków bez opisu.
Papier i forma elektroniczna wymagają innych czynności przy zmianie
Przy wyborze formy prowadzenia dokumentacji łatwo skupić się na wygodzie wyszukiwania, a pominąć formalności związane z konwersją. Dokumentacja może być prowadzona w postaci papierowej albo elektronicznej, lecz przejście z jednej postaci na drugą wymaga odwzorowania lub wydruku oraz odpowiedniego potwierdzenia zgodności.
Przy przejściu z papieru na elektronikę sporządza się odwzorowanie cyfrowe i opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo upoważnionej osoby. Przy powrocie do papieru trzeba sporządzić wydruk i potwierdzić jego zgodność podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej. Zwykłe zeskanowanie segregatora nie załatwia więc całej procedury.
Wybór systemu elektronicznego może usprawnić odnajdywanie dokumentów, ale sam program nie naprawi niejednolitego nazewnictwa i brakujących wykazów. Gdy porządek w aktach jest niespójny, najpierw trzeba ujednolicić sposób indeksowania, a dopiero potem przenosić dokumenty.
Dziesięć lat przechowywania nie obejmuje każdej teczki
Przy zamykaniu akt najłatwiej popełnić błąd, przyjmując jedną datę archiwizacji dla wszystkich osób. Ministerstwo wskazuje zasadniczo 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy, ale w niektórych przypadkach obowiązuje 50-letni okres albo odrębne reguły dla starszych zatrudnień.
Przykład: jeśli stosunek pracy ustał w lutym 2024 r. i stosuje się do niego dziesięcioletni okres, jego koniec przypada na 31 grudnia 2034 r. Sam dzień rozwiązania umowy nie rozpoczyna tu odliczania od konkretnej daty lutowej, dlatego roczny punkt graniczny łatwo przeoczyć.
| Sytuacja | Możliwy skutek | Co zrobić |
|---|---|---|
| Osoba została zatrudniona po 31 grudnia 2018 r. | Zasadniczo stosuje się 10-letni okres przechowywania | Ustal koniec okresu od końca roku, w którym ustał stosunek pracy |
| Zatrudnienie przypadało na lata 1999-2018 | Okres może zależeć od tego, czy pracodawca skorzystał z procedury skrócenia | Sprawdź dokumentację przekazaną do ZUS, w tym raport informacyjny ZUS RIA |
| Zatrudnienie rozpoczęło się przed 1999 r. | Może obowiązywać dłuższy, 50-letni okres | Nie niszcz akt wyłącznie na podstawie reguły dziesięcioletniej |
| Nie wiadomo, jaki okres zastosować | Przedwczesne zniszczenie może pozbawić pracownika potrzebnych dokumentów | Zweryfikuj datę zatrudnienia i właściwy tryb w dokumentacji kadrowej oraz informacjach ZUS |
W sprawach z lat 1999-2018 skrócenie okresu wymagało spełnienia dodatkowych warunków związanych z przekazaniem do ZUS odpowiednich dokumentów. Szczegóły dotyczące tego trybu przedstawia informacja ZUS o e-aktach. Sam fakt, że dokumenty są stare, nie wystarcza do bezpiecznego ustalenia terminu ich zniszczenia.
Gdy dokumentu brakuje, zacznij od ustalenia, gdzie powinien trafić
Brak papieru w teczce nie zawsze oznacza, że pracodawca go nie ma. Dokument mógł trafić do dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, na przykład ewidencji czasu pracy, albo do innej części akt osobowych, dlatego najpierw trzeba sprawdzić właściwy wykaz i zakres sprawy.
| Sytuacja | Prawdopodobna przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Nie ma umowy w aktach | Dokument może nie zostać dołączony do części B albo może być przechowywany w postaci elektronicznej | Sprawdź część B, wykaz oraz system elektroniczny |
| Brakuje danych o czasie pracy lub wynagrodzeniu | Potrzebny dokument może należeć do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, a nie do akt osobowych | Ustal, czy chodzi o ewidencję czasu pracy, kartę wynagrodzeń lub inny dokument źródłowy |
| Pracownik chce przejrzeć dokumentację płacową | Prawo do wglądu obejmuje dokumenty, na podstawie których obliczono jego wynagrodzenie | Udostępnij dokumenty dotyczące tej osoby, z poszanowaniem poufności danych innych pracowników |
| Akta zaginęły po zakończeniu działalności firmy | Dokumentacja powinna być zabezpieczona i przekazana na dalsze przechowywanie | Sprawdź, kto przejął dokumentację, i zwróć się do właściwego przechowawcy lub Archiwów Państwowych |
Pracownik może żądać kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej, a przy pytaniu o sposób naliczenia wynagrodzenia może domagać się wglądu w dokumenty, na których je obliczono. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że mogą to być między innymi indywidualna karta wynagrodzeń, ewidencja czasu pracy lub regulamin wynagradzania. Wgląd w cudze dane płacowe nie wynika jednak z prawa do własnej dokumentacji.
Jedna krótka kontrola po każdym dokumencie oszczędza późniejszego szukania
Najprostszy sposób na utrzymanie porządku to zamknięcie obiegu dokumentu od razu: przypisanie do właściwej części, nadanie numeru, wpis do wykazu i odłożenie w porządku chronologicznym. Przy kontroli lub zmianie pracodawcy dokumentacja odtworzona według tych samych zasad jest znacznie łatwiejsza do sprawdzenia.
Za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej albo przechowywanie jej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem Kodeks pracy przewiduje grzywnę od 1000 do 30 000 zł. Szczegóły organizacji teczek powinny więc wynikać z jasno opisanej procedury w firmie, nie z pamięci jednej osoby. Ten tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej; przy wątpliwościach dotyczących terminu przechowywania lub konkretnego dokumentu skonsultuj sprawę z prawnikiem albo właściwą instytucją.
